Когда выгоден аутсорсинг печати?
Любая компания желает повысить эффективность своего бизнеса и уменьшить расходы. Во многих сферах деятельности затраты на печать и приобретение техники — серьезная часть бюджета. Чтобы оптимизировать расходы, всё больше фирм предпочитают не покупать собственные МФУ, а пользоваться услугами аутсорсинга печати, которая набирает большую популярность на рынке (подробнее в статье - рынок MPS).Поставщики рассказывают только о плюсах и выгоде данной услуги. Давайте честно разберемся - так ли это выгодно?
Особенности аутсорсинга печати
Аутсорсинг печати предусматривает передачу обслуживания процессов печати специализированной компании. То есть офис получает в пользование печатающую технику с гарантией её регулярного обслуживания и платит лишь за число напечатанных страниц. Печатные устройства оснащены счетчиком, согласно данным которого и производится ежемесячный платеж. Подобная оптимизация заметно сокращает начальные расходы компании на покупку МФУ, тем более что аутсорсинг печати предоставляет современные принтеры с высокой производительностью и скоростью.
Расчет затрат на печать
Посчитаем все затраты Заказчика при аутсорсинге и при самостоятельной покупке новой техники.Параметры печатного оборудования и условий печати
В качестве примера рассмотрим модель небольшого МФУ HP LJ Pro M426dw. Срок владения - 36 месяцев. Количество аппаратов - 10 шт.
На рынке печати есть как оригинальные расходные материалы, так и совместимые (подробнее в статье "Расходные материалы"). В наших расчетах мы будем учитывать оба типа расходных материалов.
Затраты при аутсорсинге печати
Такие затраты очень легко посчитать, т.к. оплачивается только стоимость напечатанных листов без каких-либо надбавок.Нужно отметить, что для аутсорсинга компания HP предлагает специальные аппараты с повышенным ресурсом расходных материалов. В нашем случае это модель HP LJ Pro M426m.
Затраты при самостоятельной покупке МФУ
Мы будем использовать только прямые расходы, которые легко можно посчитать. В расходы включаем как стоимость самого аппарат, так и стоимость расходных материалов и запчастей (+ их хранение). Учитываем техническое обслуживание и зарплату сотрудников, которые связанны с эксплуатацией МФУ.В таблице выше представлены расходы для коммерческой организации. Для государственных организаций нужно добавить зарплату специалистов по тендерам, т.к. все закупки только через конкурсы, которые пришлось бы проводить по следующим тематикам:
- Закупка аппаратов (единоразово)
- Закупка расходных материалов (раз в год)
- Закупка запчастей (раз в год, либо разово по офертам)
- Техническое обслуживание (раз в год)
Себестоимость отпечатка
Все расходы в переведем в себестоимость отпечатка и сравним их.При наших условиях печати себестоимость отпечатка при аутсорсинге оказалась ниже.
Итоговая таблица сравнения расходов показывает, что выгода от внедрения аутсорсинга будет 8% (за 36 мес. это 160 тыс. руб.) при использовании совместимых расходных материалов и 29% (за 36 мес. это более 1 млн. руб.) при использовании оригинальных.
Зависимость от объема печати
- объем печати
- тип расходных материалов
ВЫВОДЫ
Расчеты показали, что аутсорсинг снижает расходы на печать при использовании оригинальных расходных материалов. Это связанно в первую очередь с тем, что при аутсорсинге используются специальные mps-картриджи с повышенным ресурсом.
При использовании совместимых расходников ситуация неоднозначная и требует точного понимания планируемого объема печати. Наши расчеты показали, что преимущество аутсорсинга перед совместимыми картриджами падает с увеличением объема печати.
Переход на аутсорсинг занимает в среднем 6 месяцев, из них 2 месяца занимает аудит печатной техники и анализ возможности снижения расходов. Печатный парк каждого заказчика индивидуален и требует своего индивидуального анализа. Если у вас более 5-ти единиц техники, то можете смело заказать бесплатный аудит, чтобы получить рекомендации по снижению расходов.
Как производится аутсорсинг офисной печати
Первым делом выясняются требования клиента к офисно-печатной технике. Проводится анализ тех подразделений организации клиента, где необходимо печатное оборудование. Выявляются неэффективные моменты уже существующей структуры печати и устраняются её недостатки. Специалист подбирает оборудование, наиболее подходящее под ваши запросы. Затем производится установка техники в удобных для работы местах, диагностика её функций и дается консультация по её использованию.
Уже через месяц после обращения за услугой аутсорсинга можно подсчитать, как ощутимо сократились расходы на печать. Практика показала, что в компаниях, которые пользуются такой услугой, суммы расходов становятся существенно ниже, чем при покупке собственного МФУ. Специалисты грамотно проводят оптимизацию всех процессов печати, а счетчики, установленные на принтерах, отбивают желание сотрудников фирмы-клиента делать лишние копии.
Преимущества аутсорсинга
Перечислим главные преимущества аутсорсинга печати для заказчиков по сравнению с покупкой МФУ:
- снижается стоимость печати;
- не нужно ремонтировать и заправлять технику;
- не нужно тратиться на приобретение дорогостоящего оборудования;
- не нужно закупать расходные материалы;
- бесперебойная работа техники благодаря быстрой реакции на вызов в случае поломки;
- своевременная и грамотная помощь по любым вопросам печати;
- более предсказуемые расходы на печать.
Аутсорсинг офисной печати снизит нагрузку на персонал компании, который сможет уделять больше времени главным задачами бизнеса. В случае поломки оборудования не нужно искать мастерскую, так как все проблемы решит специалист из фирмы, предоставившей услугу аутсорсинга. Не нужно искать места продажи расходных материалов и самостоятельно производить регулярные закупки.
Услуги аутсорсинга печати от сервисного центра Бестком
Наш сервисный центр позволит вам сделать печать более доступной и качественной, а также избавит от необходимости нанимать в штат специалистов по копировальной технике и печатному оборудованию. Мы предоставляем адаптированную для российского рынка услугу аутсорсинга с заключением официального договора с прописанными гарантиями на ремонт и обслуживание, что исключает простой вашей работы из-за поломки, например, принтера или факса. Наши специалисты возьмут под свой контроль все процессы по обслуживанию вашей печатно-копировальной техники и проведут аудит печатной инфраструктуры, чтобы оптимизировать её процессы. Аудит поможет определить и потребности организации в тех или иных видах техники. Также наши услуги включают:
- доставку, установку и интеграцию печатного оборудования в инфраструктуру вашей организации;
- полноценное техническое обслуживание устройств, регулярную диагностику, ремонт, замену расходных материалов;
- поддержку пользователей, удаленные консультации;
- отчеты об объемах печати.
Выгода обращения за услугой аутсорсинга очевидна — вы оплачиваете только стоимость напечатанных листов без каких-либо надбавок. К вашим услугам продолжительный опыт работы наших специалистов, оборудование от ведущих мировых производителей и качественное обслуживание. Избавьтесь от лишних хлопот и трат на дорогостоящую технику, воспользуйтесь услугами нашей компании!