Когда выгоден аутсорсинг печати?
Любая компания желает повысить эффективность своего бизнеса и уменьшить расходы. Во многих сферах деятельности затраты на печать и приобретение техники — серьезная часть бюджета. Чтобы оптимизировать расходы, всё больше фирм предпочитают не покупать собственные МФУ, а пользоваться услугами аутсорсинга печати, которая набирает большую популярность на рынке (подробнее в статье - рынок MPS).Поставщики рассказывают только о плюсах и выгоде данной услуги. Давайте честно разберемся - так ли это выгодно?
Особенности аутсорсинга печати
Аутсорсинг печати предусматривает передачу обслуживания процессов печати специализированной компании. То есть офис получает в пользование печатающую технику с гарантией её регулярного обслуживания и платит лишь за число напечатанных страниц. Печатные устройства оснащены счетчиком, согласно данным которого и производится ежемесячный платеж. Подобная оптимизация заметно сокращает начальные расходы компании на покупку МФУ, тем более что аутсорсинг печати предоставляет современные принтеры с высокой производительностью и скоростью.
Расчет затрат на печать
Посчитаем все затраты Заказчика при аутсорсинге и при самостоятельной покупке новой техники.Параметры печатного оборудования и условий печати
В качестве примера рассмотрим модель небольшого МФУ HP LJ Pro M426dw. Срок владения - 36 месяцев. Количество аппаратов - 10 шт.
На рынке печати есть как оригинальные расходные материалы, так и совместимые (подробнее в статье "Расходные материалы"). В наших расчетах мы будем учитывать оба типа расходных материалов.
Затраты при аутсорсинге печати
Такие затраты очень легко посчитать, т.к. оплачивается только стоимость напечатанных листов без каких-либо надбавок.
Нужно отметить, что для аутсорсинга компания HP предлагает специальные аппараты с повышенным ресурсом расходных материалов. В нашем случае это модель HP LJ Pro M426m.
Затраты при самостоятельной покупке МФУ
Мы будем использовать только прямые расходы, которые легко можно посчитать. В расходы включаем как стоимость самого аппарат, так и стоимость расходных материалов и запчастей (+ их хранение). Учитываем техническое обслуживание и зарплату сотрудников, которые связанны с эксплуатацией МФУ.
В таблице выше представлены расходы для коммерческой организации. Для государственных организаций нужно добавить зарплату специалистов по тендерам, т.к. все закупки только через конкурсы, которые пришлось бы проводить по следующим тематикам:
- Закупка аппаратов (единоразово)
- Закупка расходных материалов (раз в год)
- Закупка запчастей (раз в год, либо разово по офертам)
- Техническое обслуживание (раз в год)
Себестоимость отпечатка
Все расходы в переведем в себестоимость отпечатка и сравним их.
При наших условиях печати себестоимость отпечатка при аутсорсинге оказалась ниже.
Итоговая таблица сравнения расходов показывает, что выгода от внедрения аутсорсинга будет 8% (за 36 мес. это 160 тыс. руб.) при использовании совместимых расходных материалов и 29% (за 36 мес. это более 1 млн. руб.) при использовании оригинальных.
Зависимость от объема печати
Мы уже поняли, что на итоговую стоимость печати влияет много факторов, но можно выделить два основных:
- объем печати
- тип расходных материалов
Рассмотрим как меняются расходы от изменения этих двух факторов.
ВЫВОДЫ
Расчеты показали, что аутсорсинг снижает расходы на печать при использовании оригинальных расходных материалов. Это связанно в первую очередь с тем, что при аутсорсинге используются специальные mps-картриджи с повышенным ресурсом.
При использовании совместимых расходников ситуация неоднозначная и требует точного понимания планируемого объема печати. Наши расчеты показали, что преимущество аутсорсинга перед совместимыми картриджами падает с увеличением объема печати.
Переход на аутсорсинг занимает в среднем 6 месяцев, из них 2 месяца занимает аудит печатной техники и анализ возможности снижения расходов. Печатный парк каждого заказчика индивидуален и требует своего индивидуального анализа. Если у вас более 5-ти единиц техники, то можете смело заказать бесплатный аудит, чтобы получить рекомендации по снижению расходов.
Как производится аутсорсинг офисной печати
Первым делом выясняются требования клиента к офисно-печатной технике. Проводится анализ тех подразделений организации клиента, где необходимо печатное оборудование. Выявляются неэффективные моменты уже существующей структуры печати и устраняются её недостатки. Специалист подбирает оборудование, наиболее подходящее под ваши запросы. Затем производится установка техники в удобных для работы местах, диагностика её функций и дается консультация по её использованию.
Уже через месяц после обращения за услугой аутсорсинга можно подсчитать, как ощутимо сократились расходы на печать. Практика показала, что в компаниях, которые пользуются такой услугой, суммы расходов становятся существенно ниже, чем при покупке собственного МФУ. Специалисты грамотно проводят оптимизацию всех процессов печати, а счетчики, установленные на принтерах, отбивают желание сотрудников фирмы-клиента делать лишние копии.
Преимущества аутсорсинга
Перечислим главные преимущества аутсорсинга печати для заказчиков по сравнению с покупкой МФУ:
- снижается стоимость печати;
- не нужно ремонтировать и заправлять технику;
- не нужно тратиться на приобретение дорогостоящего оборудования;
- не нужно закупать расходные материалы;
- бесперебойная работа техники благодаря быстрой реакции на вызов в случае поломки;
- своевременная и грамотная помощь по любым вопросам печати;
- более предсказуемые расходы на печать.
Аутсорсинг офисной печати снизит нагрузку на персонал компании, который сможет уделять больше времени главным задачами бизнеса. В случае поломки оборудования не нужно искать мастерскую, так как все проблемы решит специалист из фирмы, предоставившей услугу аутсорсинга. Не нужно искать места продажи расходных материалов и самостоятельно производить регулярные закупки.
Услуги аутсорсинга печати от сервисного центра Бестком
Наш сервисный центр позволит вам сделать печать более доступной и качественной, а также избавит от необходимости нанимать в штат специалистов по копировальной технике и печатному оборудованию. Мы предоставляем адаптированную для российского рынка услугу аутсорсинга с заключением официального договора с прописанными гарантиями на ремонт и обслуживание, что исключает простой вашей работы из-за поломки, например, принтера или факса. Наши специалисты возьмут под свой контроль все процессы по обслуживанию вашей печатно-копировальной техники и проведут аудит печатной инфраструктуры, чтобы оптимизировать её процессы. Аудит поможет определить и потребности организации в тех или иных видах техники. Также наши услуги включают:
- доставку, установку и интеграцию печатного оборудования в инфраструктуру вашей организации;
- полноценное техническое обслуживание устройств, регулярную диагностику, ремонт, замену расходных материалов;
- поддержку пользователей, удаленные консультации;
- отчеты об объемах печати.
Выгода обращения за услугой аутсорсинга очевидна — вы оплачиваете только стоимость напечатанных листов без каких-либо надбавок. К вашим услугам продолжительный опыт работы наших специалистов, оборудование от ведущих мировых производителей и качественное обслуживание. Избавьтесь от лишних хлопот и трат на дорогостоящую технику, воспользуйтесь услугами нашей компании!